Blog Piet Massuger: Aanvulling normen (deel 1), verblijfkosten

Mr. Piet Massuger is Consultant Arbeidsrecht, Sociale Zekerheid en Rij- en Rusttijden bij Transport en Logistiek Nederland – TLN – Met regelmaat schrijft hij een gastblog voor PayChecked vanuit zijn kennis over de cao voor het Beroepsgoederenvervoer over de weg.

Sinds 1 juli 2025 is een aantal normen toegevoegd waarop in het kader van PayChecked in Transport ook zal worden toegezien. Het betreft de verblijfkosten overeenkomstig art. 40 cao Beroepsgoederenvervoer en de ATV- en verlofadministratie. Vandaag kijken we naar de verblijfkosten. (deel 1) De volgende keer naar de ATV- en verlofadministratie. (deel 2)

Achtergrond

Voor werknemers als ik, die grote delen van de dag achter een bureau zitten in het kantoorgebouw van de werkgever, is er geen aanleiding voor een regeling verblijfkosten. Immers, ik kan de hele dag door thee, koffie en tegenwoordig ook fruit pakken. En verder zijn er, tegen betaling, heerlijke en gezonde maaltijden te verkrijgen. Voor werknemers die echter hele dagen of grote delen van de dag onderweg zijn, is het niet mogelijk op het bedrijf maaltijden en andere consumpties te gebruiken of gebruik te maken van de sanitaire voorzieningen.

De regeling verblijfkosten zorgde ervoor dat er een uniforme regeling tot stand kwam. Voor de invoering van de regeling (in de jaren zestig) handelden de werkgevers naar eigen goeddunken. De regeling bracht ook gemak. Voorheen moesten chauffeurs de hele week bonnetjes verzamelen en dan inleveren (wat ook fraudegevoelig was), werkgevers moesten die allemaal uitpluizen en aan het einde van de maand aan een ieder alles uitbetalen. Vervolgens werden al die bonnetjes jaren in schoendozen bewaard voor het geval een inspecteur van de Belastingdienst die zou willen zien, om te kunnen bepalen of er niet te veel onder de noemer onkostenvergoeding (belastingvrij!) was uitbetaald. Kortom, het tot stand brengen van de regeling verblijfkosten had vooral hele praktische overwegingen.

Vergoeding

Op basis van deze regeling verblijfkosten worden onderweg gemaakte kosten aan de werknemer vergoed althans zover het betreft kosten voor maaltijden, overige consumpties en sanitaire voorzieningen. De regeling geeft ook aan dat daar niet onder vallen de kosten van logies, inrichting van de cabine, koersverschillen, uitbetaalde fooien, telefoonkosten en overige kosten.

Niet alle kosten worden vergoed, maar vergoeding vindt plaats volgens een bepaald schema. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen ééndaagse en meerdaagse ritten en bij meerdaagse ritten tussen de vergoedingen voor de eerste, de tussenliggende en de laatste dag. Voor de tussenliggende dagen geldt een vast bedrag per dag. Voor de eerste en laatste dag van een meerdaagse rit kent de regeling een basisvergoeding per uur en afhankelijk van de tijden, soms gecombineerd met de vertrek- en aankomsttijd, een hogere vergoeding. Ook voor de eendaagse ritten bestaat een basisvergoeding per uur, dat hoger is afhankelijk van de specifieke tijd waarin dat uur valt.

Verder is bij de eendaagse rit van belang dat er slechts recht is op verblijfkostenvergoeding als men langer dan 4 uur van de standplaats is. Een eendaagse rit is een rit waarbij het vertrek en de aankomst binnen 24 uur plaatsvinden. En de standplaats is de in de arbeidsovereenkomst genoemde standplaats. Of zoals de cao dat begrip omschrijft: de plaats waar de werknemer gewoonlijk zijn arbeid uitoefent of het terrein waar de garage der onderneming is gelegen, dan wel waar deze zijn vervoermiddelen stalt of behoort te stallen.

Berekening

Nu kun je uiteraard handmatig gaan berekenen op welke vergoeding een werknemer per rit recht heeft, of je maakt er een mooi Excelbestand voor, maar handiger is het gebruik te maken van een aparte rekentool. Leden van TLN kunnen op de TLN-site een rekentool terugvinden. Soms bevat een salarispakket ook een dergelijke tool. Wel even checken of die juist is.

Netto

Alle in de cao genoemde bedragen van de regeling verblijfkosten zijn netto. Dat betekent dat er geen belastingen of andere premies over ingehouden worden. Dat dit kan vloeit voort uit een convenant dat sociale partners hierover hebben afgesloten met de Belastingdienst. Het huidige convenant loopt tot eind 2029.

De bedragen voor de vergoedingen kunnen door de cao-partijen jaarlijks worden verhoogd met ten hoogste het stijgingspercentage van de consumentenprijsindex voor restaurants, cafés e.d.

Mr. Piet Massuger